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Plus de 1,2 milliard de personnes – soit une personne sur sept sur la plan猫te – utilisent Microsoft Office, une collection group茅e de logiciels de productivit茅. Lanc茅 en 1983, Microsoft Office est devenu la norme sur le lieu de travail et dans les 茅coles, et parmi ses programmes, Excel est l’un des plus utilis茅s. Presque toutes les entreprises, quel que soit le type ou la quantit茅 de donn茅es, utilisent des feuilles de calcul Excel, depuis les petites entreprises jusqu’aux soci茅t茅s du Fortune 500. Excel inclut des fonctions de base de base de donn茅es, permettant aux utilisateurs d’effectuer des op茅rations math茅matiques, d’afficher des nombres et des 茅quations, de cr茅er des macros pour automatiser les t芒ches et de fournir des fonctions pour g茅rer les donn茅es. La plupart des employ茅s qui travaillent actuellement sur le march茅 du travail affirment ma卯triser Excel, et une grande partie de l’茅conomie mondiale est g茅r茅e dans ce logiciel particulier.
Malgr茅 sa popularit茅, la critique d’Excel commence 脿 se faire jour. Ce qui a commenc茅 par des grondements parmi les professionnels de l’informatique et les blogs technologiques s’est r茅cemment 茅tendu 脿 des publications commerciales et technologiques majeures, telles que Forbes (qui sugg猫re qu’Excel pourrait 锚tre 芦听le logiciel le plus dangereux de la plan猫te听禄), Fortune (qui accuse Excel de 芦听ruiner le monde听禄), et ArsTechnica (qui d茅clare qu’Excel est 芦听le ruineur des 茅conomies mondiales听禄). Des mots durs, mais pourquoi la critique et ce qui peut 锚tre fait pour vous prot茅ger, vous, votre entreprise et vos donn茅es contre les lacunes d’Excel?

PAS AUSSI FACILE QUE 脟A EN A L’AIR.

S’il 茅tait possible d’utiliser Excel avec un taux d’erreur de z茅ro pour cent, il serait difficile de discuter de l’utilit茅 et de la puissance du programme. Cependant, m锚me l’utilisateur d’ordinateur le plus exp茅riment茅 fait des erreurs, et Excel n’a pas 茅t茅 con莽u pour pardonner les erreurs. Les audits ont montr茅 que pr猫s de 90 % de toutes les grandes听 feuilles de calcul (d茅finies par les auditeurs comme 茅tant des de plus de 150 lignes) contiennent des erreurs graves et que les utilisateurs ont jusqu’脿 1,79 % de chances de commettre une erreur par cellule. Ces statistiques sugg猫rent que lorsqu’une feuille de calcul devient des dizaines de milliers de cellules, il y aura beaucoup d’erreurs… ce qui entra卯ne des r茅percussions co没teuses.
Mais pourquoi les erreurs d’utilisation sont-elles consid茅r茅es comme 茅tant plus nombreuses pour les tableurs que pour d’autres types de programmes? Certains experts bl芒ment l’interface, qui est simple en apparence. Sur le curriculum vitae de la plupart des personnes actuellement sur le march茅 du travail, vous trouverez probablement Excel comme l’une de leurs comp茅tences. Et s’il est vrai qu’Excel peut 锚tre utilis茅 par presque tout le monde pour des t芒ches simples, pour la plupart des gens, leur connaissance du programme se termine par l’entr茅e de donn茅es de base. Il faut du temps pour d茅velopper des comp茅tences avec Excel et la courbe d’apprentissage peut 锚tre raide, car il s’agit d’un logiciel incroyablement complexe. Par exemple, chaque cellule individuelle peut contenir l’un des 茅l茅ments suivants: valeurs op茅rationnelles, propri茅t茅s du document, noms de fichiers, noms de feuilles, chemins de fichiers, liens externes, formules, cellules cach茅es, IFs imbriqu茅es et macros ; chaque classeur peut contenir des feuilles cach茅es et des feuilles 芦听tr猫s cach茅es听禄 (celles qui n’apparaissent pas dans la bo卯te de dialogue Unhide, alors que les feuilles cach茅es le font). Pour ceux qui s’aventurent dans les fonctions plus complexes d’Excel, le processus peut 锚tre tr猫s intimidant. Et m锚me pour les utilisateurs qui ne font que de la saisie de donn茅es de base, il est facile de s’embourber involontairement dans des formules et des 茅quations avec un mauvais clic de souris.
L’utilisation d’Excel ressemble beaucoup 脿 la cuisine – une personne moyenne peut jeter certains ingr茅dients ensemble et se retrouver avec un repas comestible. Mais le v茅ritable art culinaire implique une formation en science et technologie de l’alimentation, et il y a une diff茅rence notable dans le rendement d’un cuisinier occasionnel par rapport 脿 un cuisinier form茅.

GARBAGE IN, GARBAGE OUT

Le probl猫me est aggrav茅 par l’absence d’un processus d’autocontr么le automatis茅 dans Excel. Les utilisateurs doivent cr茅er leurs propres tests pour v茅rifier s’il y a des erreurs dans leurs feuilles de calcul, et bien qu’il existe des tutoriels en ligne pour le faire, il n’est pas pratique de s’attendre 脿 ce que chaque utilisateur Excel les recherche et les impl茅mente correctement. Malheureusement, Excel fait ce que l’industrie appelle GIGO – 芦听Garbage In, Garbage Out听禄 – ce qui signifie qu’il ex茅cutera les t芒ches saisies, qu’elles soient exactes ou non.
Plusieurs grandes entreprises ont appris 脿 leurs d茅pens que l’utilisation d’un tableur qui ne s’autocontr么le pas peut entra卯ner des r茅sultats catastrophiques. En 2012, JP Morgan Chase a subi une perte de 6,2 milliards de dollars qui a finalement 茅t茅 attribu茅e 脿 un analyste quantitatif de Londres qui copiait et collait manuellement les donn茅es d’une feuille de calcul Excel 脿 une autre. La deuxi猫me feuille de calcul, un mod猫le de VaR (Value at Risk) qui avait pour objectif d’aider 脿 JP Morgan Chase d茅terminer les risques et les r茅compenses de la n茅gociation, avait une erreur de l’utilisateur qui a conduit les agents de risque de la banque 脿 croire que les paris sur les d茅riv茅s de cr茅dit 茅taient deux fois moins risqu茅s qu’ils ne l’茅taient en r茅alit茅. Cette d茅b芒cle, connue sous le nom de 芦听London Whale听禄, a co没t茅 des milliards de dollars 脿 la banque et les a embarrass茅s sur la sc猫ne internationale.
L’exp茅rience de JP Morgan Chase met en 茅vidence une autre faiblesse d’Excel : l’absence de transfert automatique des donn茅es d’un ensemble de donn茅es 脿 l’autre. Excel exige beaucoup de saisie manuelle des donn茅es, ce qui encourage les utilisateurs 脿 couper et coller l’information. Cela ouvre la porte non seulement 脿 des erreurs, mais aussi 脿 une aggravation et 脿 une spirale incontr么lable. La d茅pendance d’Excel 脿 l’茅gard des formules et du formatage cr茅茅s par l’utilisateur cr茅e 茅galement de nombreuses possibilit茅s d’erreurs. Il est inqui茅tant de penser 脿 une simple erreur d’utilisateur causant un tel chaos, et cela arrive fr茅quemment 脿 tous les niveaux de l’entreprise dans pratiquement tous les secteurs d’activit茅. Par exemple, Excel est utilis茅 dans l’industrie de la construction pour l’茅tablissement des co没ts des travaux, l’estimation, la comptabilit茅 et d’autres t芒ches qui ont un impact profond sur les r茅sultats financiers d’une entreprise.

LES FEUILLES DE CALCUL 脌 L’脠RE DE LA COLLABORATION

Les feuilles de calcul sont souvent des efforts de collaboration entre les 茅quipes, et sans la capacit茅 de suivre les changements dans Excel, les utilisateurs peuvent ins茅rer par inadvertance des donn茅es en double ou erron茅es sans que les autres utilisateurs le sachent. Il s’agit d’une question tellement courante que l’industrie de la technologie a invent茅 le terme 芦听dueling spreadsheets听禄 pour faire r茅f茅rence 脿 plusieurs versions mal assorties d’une m锚me feuille de calcul. De plus, l’absence d’une piste d’audit permet de taper une cellule par erreur et de ne jamais s’en rendre compte.
Bien qu’il ressemble 脿 une base de donn茅es, Excel ne fonctionne pas de la m锚me mani猫re et ne peut pas traiter de grandes quantit茅s d’informations aussi efficacement qu’une base de donn茅es ou une plate-forme de gestion de projet d茅di茅e en raison de sa taille et de sa conception. Excel a tendance 脿 ralentir consid茅rablement lorsqu’il est surcharg茅 de donn茅es. De plus, la limite stricte du nombre de cellules que vous pouvez cr茅er dans une feuille de calcul Excel peut entra卯ner la perte de donn茅es lorsque vous essayez d’entrer plus de donn茅es que ce que le document peut g茅rer.
Un manque de s茅curit茅 est une autre marque noire contre Excel, qui ouvre ses donn茅es 脿 la possibilit茅 de fraude en raison d’un manque inh茅rent de contr么les sur qui peut 茅diter les cellules ainsi que la facilit茅 de modifier furtivement des formules, des valeurs ou des d茅pendances sans 锚tre d茅tect茅. Comme tout logiciel, Excel est parfois publi茅 avec des faiblesses qui passent inaper莽ues jusqu’脿 ce qu’elles soient d茅j脿 exploit茅es par des pirates informatiques. Aussi r茅cemment qu’en d茅cembre 2014, une vuln茅rabilit茅 dans Excel permettait aux attaquants d’obtenir les m锚mes droits d’utilisateur que la personne utilisant le tableur 脿 l’茅poque. Si cette personne 茅tait connect茅e avec des droits d’utilisateur administratif, un pirate pouvait alors installer des programmes; voir, modifier ou supprimer des donn茅es; ou cr茅er de nouveaux comptes avec tous les droits d’utilisateur. Alors que Microsoft fait de son mieux pour corriger ces vuln茅rabilit茅s, les dommages 脿 un individu ou 脿 une entreprise peuvent d茅j脿 锚tre faits.

SI NOUS N’UTILISONS PAS EXCEL, ALORS QUOI?

Si vous commencez 脿 r茅fl茅chir avant d’utiliser Excel pour votre entreprise, ne vous inqui茅tez pas, il existe de nombreuses alternatives, et m锚me des logiciels sp茅cifiques 脿 l’industrie de la construction. Les logiciels de construction avec applications mobiles aident les entreprises 脿 conserver les avantages des feuilles de calcul tout en 茅liminant les probl猫mes. Ces nouvelles solutions offrent une meilleure collaboration et communication avec un espace de stockage illimit茅, la meilleure s茅curit茅 de sa cat茅gorie, ainsi que des niveaux de permission et des contr么les de version bas茅s sur les r么les.
Plus important encore, contrairement 脿 Excel, les logiciels de construction permettent aux utilisateurs de collaborer efficacement 脿 la documentation du projet. Avec Excel, les utilisateurs doivent faire des mises 脿 jour du document, les sauvegarder avec une date ou un num茅ro de version, et les renvoyer pour que la personne suivante fasse la m锚me chose – tr猫s inefficace et sujette 脿 l’erreur. Avec le logiciel de gestion de projet de construction, tous les contributeurs ont un acc猫s instantan茅 au document et lorsqu’ils effectuent des modifications, toutes les parties sont avis茅es en temps r茅el et en mesure de r茅pondre en cons茅quence. Il n’est pas n茅cessaire de sauvegarder la derni猫re version et de la redistribuer – elle est d茅j脿 dans le logiciel pour que tout le monde puisse la voir.
Un terme qui est devenu familier 脿 l’utilisateur moyen d’ordinateur est Software-as-a-Service, ou SaaS. Le fait de pouvoir acheter des logiciels h茅berg茅s dans le nuage et pouvant 锚tre utilis茅s 脿 la demande a conf茅r茅 de grands avantages aux entreprises qui devaient auparavant se procurer et installer des copies physiques de programmes logiciels. Le prochain terme qui pourrait faire partie du vocabulaire de presque tout le monde est Platform-as-a-Service, ou PaaS. Une 芦听plate-forme听禄 informatique est un syst猫me sous-jacent qui prend en charge l’ex茅cution d’applications ou de programmes individuels. Ces plates-formes m茅taphoriques fournissent une structure de base, ou 茅chafaudage, sur laquelle de multiples composants peuvent s’attacher. PaaS d茅crit donc une cat茅gorie de services en nuage dans laquelle le fournisseur de services facilite la livraison d’applications multiples et connexes sur presque n’importe quel appareil mobile ordinaire. La promesse ultime de PaaS est que toutes les donn茅es pertinentes – quelle que soit leur sp茅cialisation ou leur formatage – circuleront d’un programme 脿 l’autre, o霉 que ce soit.
Beaucoup d’entreprises se r茅inventent pour 锚tre plus que des fournisseurs de logiciels – elles deviennent des fournisseurs de plates-formes. Cela signifie, pour commencer, qu’ils ont ouvert la voie au succ猫s de leurs clients en int茅grant leurs propres programmes 脿 d’autres programmes couramment utilis茅s dans l’industrie, comme les logiciels de comptabilit茅 et d’estimation. Certaines entreprises offrent m锚me des interfaces de programme d’application open source (API), ce qui permet aux d茅veloppeurs de logiciels externes de cr茅er de nouveaux outils utiles autour du programme existant.

CE QU’IL FAUT RECHERCHER DANS UNE ALTERNATIVE 听

• Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de la construction, recherchez les caract茅ristiques suivantes :
• Espace illimit茅 dans un programme qui ne ralentit pas lorsque vous ajoutez beaucoup de donn茅es.
• Fonctionnalit茅s collaboratives qui permettent 脿 plusieurs utilisateurs de travailler sur le m锚me document sans risque d’entr茅es en double ou de 芦听duelling spreadsheetsl听禄.
• Un syst猫me d’audit qui vous permet de suivre les changements
• Cr茅ation et exportation simples de rapports.
• Int茅gration avec d’autres logiciels
• Synchronisation automatique des donn茅es
• Protocoles de s茅curit茅, tels que les portails de connexion client s茅curis茅s, la s茅curit茅 des donn茅es et les niveaux de permission pour emp锚cher la mauvaise personne de modifier vos donn茅es, et l’authentification 脿 deux facteurs.

Les r茅cents d茅veloppements technologiques portent l’interop茅rabilit茅 entre les programmes 脿 un niveau jamais vu 脿 l’茅poque de la cr茅ation d’Excel. Les fournisseurs de logiciels adaptent leurs offres en cons茅quence, avec des programmes et des services qui aident les entreprises 脿 r茅duire les erreurs co没teuses, leur permettant ainsi d’茅conomiser du temps et de l’argent. Il est peut-锚tre temps pour votre entreprise de lancer une nouvelle g茅n茅ration de logiciels….et de montrer la porte 脿 Excel!