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Nous vivons à une époque où des quantités d’informations sans précédent sont récoltées, mais la plupart de ces données sont souvent cloisonnées et négligées. Le développement d’une stratégie cohérente pour standardiser et rapporter avec précision les informations nouvelles ou changeantes est essentiel pour toute entreprise désireuse d’améliorer son efficacité. Pour les entreprises de construction, cela peut également augmenter de manière significative la rentabilité et maximiser la conformité légale.

Les 5 principaux avantages des logiciels d’inspection

Il existe de nombreuses raisons d’adopter un logiciel de rapports d’inspection pour lutter contre les informations obsolètes ou incomplètes, surtout si l’on considère le temps généralement investi dans les évaluations continues et le suivi des résultats. Nous avons répertorié cinq avantages clés ci-dessous, et nous aimerions également connaître votre avis sur d’autres avantages.

1. L’information a un foyer unique et unifié

Combien de fois avez-vous maudit les systèmes de classement de votre ³§´Ç³¦¾±Ã©³Ùé en parcourant sans succès les répertoires en ligne ou les systèmes de classement papier à la recherche d’un document ? Les logiciels de rapports d’inspection offrent un lieu d’accueil unifié pour toute la documentation liée à la propriété, en combinant les rapports contemporains et historiques en un seul endroit. Il n’y a pas de classement erroné de la paperasse, pas d’incohérences lorsque les membres du personnel changent de rôle, et pas de recherche dans le bureau A de documents stockés dans le bureau B.

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Le logiciel de rapport d’inspection trie et classe automatiquement toute la documentation qui est chargée. Le fait qu’il soit hébergé sur le cloud garantit également que les documents ne seront pas effacés en cas de panne ou de dysfonctionnement d’un appareil. Il y aura toujours une sauvegarde, ce qui vous permettra de respecter la législation en vigueur (et d’éviter les amendes pour non-conformité) en conservant des archives appropriées. C’est particulièrement précieux si l’on considère que toute société de construction doit naviguer dans un dédale de réglementations régionales, nationales et internationales.

2. La documentation est accessible partout et à tout moment

Encore une fois, combien de fois vous êtes-vous retrouvé sur un chantier venteux, à chercher dans une liasse de papiers la seule copie papier d’un document particulier ? En comparaison, le logiciel d’inspection est accessible sur un écran partout dans le monde, à condition de disposer d’une connexion Internet et des identifiants de connexion appropriés. Le partage en un clic signifie que les collègues débutants, les sous-traitants et même les organismes de réglementation du secteur peuvent être autorisés à y accéder en cas de besoin, sans enfreindre les règles de protection des données.

Si une inspection révèle un problème, celui-ci peut être instantanément enregistré et traité. Les détails corrects sont saisis sur-le-champ, au lieu de s’appuyer sur les notes manuscrites (ou les souvenirs) d’une personne à une date ultérieure. Cette méthode est plus fiable, mais aussi plus rapide, ce qui signifie qu’elle est plus rentable pour des activités telles que les modèles de réparation ou les rapports de défauts. Il est très efficace de ne saisir les données qu’une seule fois, de manière correcte et permanente.

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3. Tout est standardisé

Même avec une formation cohérente, un membre du personnel peut interpréter un formulaire d’inspection de manière très différente d’un autre. Il est facile d’oublier des champs clés, qui peuvent ne pas être évidents sur le moment, et un formulaire générique peut ne pas couvrir des problèmes qui surviennent ultérieurement. Les tâches peuvent s’enliser si quelqu’un ne fait qu’un travail partiel, ou si le travail n’est pas réaffecté par des personnes malades, en congé ou autrement occupées.

Si vous standardisez votre logiciel d’inspection, vous pourrez simplifier la vie de vos collègues grâce à des fonctions telles que les listes déroulantes et les cases à cocher. Si un champ n’est pas rempli, il est facile de le signaler ou de demander des révisions. Le planning est standardisé et réalisé bien plus rapidement qu’il ne serait possible de le faire à la main.

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4. Toutes les formes de médias peuvent être stockées et visualisées

Vous n’êtes pas limité à l’enregistrement de la paperasse lorsque vous investissez dans un logiciel de rapport d’inspection. Vous pouvez charger des bons de travail pour les problèmes qui doivent être résolus, avec des notes sur la manière et le moment où certaines choses doivent être faites. Vous pouvez également charger des images, créant ainsi des enregistrements visuels datés et inattaquables de l’état et du statut.

Les enregistrements photographiques facilitent la gestion continue du portefeuille, en identifiant les changements ou l’usure de manière bien plus complète que n’importe quel rapport papier. Les photos ne sont pas non plus subjectives : Alors qu’un inspecteur peut décrire et hiérarchiser un problème connu de manière très différente d’un autre, une banque de photographies datées fournit des preuves sans ambiguïté. Vous êtes ainsi en meilleure position pour négocier une solution rentable.

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5. Les rapports peuvent être générés automatiquement

Il est souvent vital de pouvoir présenter un dossier d’informations lors de la négociation des prix avec les entreprises de construction, de la renégociation du bail d’un locataire ou de l’organisation de la maintenance continue par un sous-traitant. Les logiciels d’inspection peuvent compiler rapidement et avec précision des rapports montrant tout, de l’usure à la qualité des rénovations. Cela vous permet de présenter les connaissances glanées dans une vue d’ensemble de type tableau de bord sans nécessiter des heures de recherche minutieuse.

En donnant à un client ou à un entrepreneur un rapport détaillé ou une liste de tâches, vous optimisez ses propres performances. Ils bénéficieront d’un aperçu, d’une prise de conscience et d’informations qu’ils n’auraient peut-être pas pu obtenir avec des rapports sur papier ou des opinions personnelles subjectives. Ces gains d’efficacité peuvent même contribuer à réduire leurs coûts au fil du temps.

Passer à l’étape suivante

Si ce qui précède vous a donné envie d’améliorer vos propres rapports et votre documentation, ÈâÓûèÊÓƵ est là pour vous aider. Notre technologie de reporting personnalisable a soutenu des milliers de projets réussis dans le monde entier, en aidant les clients à construire et partager des rapports en quelques clics. Pour en savoir plus, cliquez ici.